Hàng hóa quá khổ luôn đặt ra nhiều thách thức trong vận chuyển liên tỉnh, từ chi phí cao, nguy cơ hư hỏng đến việc quản lý đơn hàng sau giao. Để đảm bảo hàng đến nơi an toàn và tối ưu cước phí, các shop online cần xây dựng quy trình logistics phù hợp ngay từ khâu đóng gói đến lựa chọn đơn vị vận chuyển.
1. Chuẩn hóa quy trình đóng gói để hạ thấp trọng lượng quy đổi
Đối với hàng hóa quá khổ, chi phí vận chuyển không chỉ được tính theo trọng lượng thực tế mà còn phụ thuộc vào trọng lượng quy đổi từ kích thước kiện hàng. Vì vậy, nếu đóng gói chưa tối ưu, các shop có thể phải trả mức cước cao hơn đáng kể dù khối lượng sản phẩm không lớn.
Khi đóng gói, cần lựa chọn bao bì có kích thước vừa với sản phẩm, hạn chế khoảng trống bên trong và chèn lót bằng mút xốp, xốp hơi hoặc vật liệu chống sốc để cố định hàng hóa. Với các mặt hàng dài, cồng kềnh hoặc có góc cạnh như bàn, ghế, kệ, tủ lắp ráp…, nên bọc bảo vệ các cạnh bằng nẹp carton hoặc mút định hình, quấn màng PE bên ngoài và gia cố bằng dây đai để kiện hàng giữ được hình dạng ổn định trong suốt quá trình bốc xếp.
Bên cạnh đó, người gửi nên dán đầy đủ nhãn cảnh báo như “Hàng cồng kềnh”, “Hàng dễ vỡ”, “Không chồng xếp” hoặc chỉ dẫn chiều đặt hàng nếu cần. Việc đóng gói vuông vắn gói hàng sẽ tiết kiệm từ 15% đến 30% chi phí diện tích chiếm chỗ khi tiến hành gửi hàng cồng kềnh đi các tỉnh xa đồng thời nâng cao tỷ lệ giao hàng an toàn.
2. Hợp tác với các đơn vị bưu chính có năng lực vận tải đường bộ chuyên dụng
Không ít shop online vẫn lựa chọn shipper xe máy hoặc các ứng dụng giao hàng chặng ngắn để vận chuyển những đơn hàng có kích thước lớn nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, phương án này thường gặp nhiều hạn chế do phương tiện không đáp ứng được tải trọng và kích thước hàng hóa.
Đối với lộ trình liên tỉnh, giải pháp bền vững và an toàn nhất là liên kết với dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng xe tải. Hàng nằm trong thùng xe tải kín sẽ cách ly với bụi bẩn, mưa bão hay va quệt từ phương tiện khác trên quốc lộ.
Khi gom đơn đủ lớn để vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, mức cước tính trên từng đơn vị sản phẩm sẽ rẻ hơn so với việc xé lẻ gửi bằng các luồng chuyển phát thông thường. Bên cạnh đó, các đơn vị vận tải chuyên dụng luôn có sẵn đội ngũ bốc dỡ chuyên nghiệp, có xe nâng, xe đẩy để xử lý các kiện hàng nặng, giảm thiểu tình trạng rơi vỡ do quá sức.
3. Tối ưu quy trình đối soát COD và theo dõi hành trình đơn hàng chặt chẽ
Đặc thù của nhóm hàng quá khổ là giá trị đơn hàng cao và phí ship đi/về đều rất đắt. Nếu xảy ra tình trạng “bom hàng” hoặc chậm giao dẫn đến hủy đơn, shop sẽ phải chịu thiệt hại kép, làm gián đoạn nghiêm trọng dòng tiền lưu động. Do đó, việc quản lý vận đơn sau khi xuất kho rất quan trọng:
Theo dõi hành trình Real-time
Sử dụng hệ thống quản lý trực tuyến để giám sát chặt chẽ lịch trình của xe. Khi thấy đơn hàng có dấu hiệu đứng im quá 24 giờ tại một kho trung chuyển, shop cần chủ động liên hệ hotline bưu chính để tra soát ngay, tránh việc hàng bị lưu kho quá lâu phát sinh chi phí hoặc thất lạc.
Chủ động xử lý sự cố giao hàng
Khi shipper báo “khách hẹn lùi ngày giao” hoặc “không liên lạc được”, bộ phận CSKH của shop cần gọi điện lại cho khách để xác nhận và thúc đẩy giao hàng lần 2, lần 3, không phó mặc hoàn toàn cho bưu tá.
Rút ngắn chu kỳ đối soát COD
Chủ shop nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị vận chuyển có lịch đối soát tiền thu hộ (COD) linh hoạt từ 2 đến 3 lần mỗi tuần. Việc rút ngắn chu kỳ đối soát này sẽ giúp cửa hàng nhanh chóng thu hồi dòng vốn để kịp thời tái đầu tư cho vòng quay hàng hóa tiếp theo.
Tháo gỡ được nút thắt trong khâu vận chuyển hàng nặng, hàng quá khổ chính là chiếc chìa khóa vàng để shop online tự tin mở rộng tệp khách hàng từ nội thành ra toàn quốc. Khi kết hợp quy trình đóng gói khoa học với đơn vị vận chuyển uy tín và quản lý đơn hàng chặt chẽ, các shop sẽ chủ động hơn trong hoạt động giao nhận và phát triển kinh doanh bền vững.
